Как внедрить управление бизнес-процессами с помощью Битрикс24

Внедрение управления бизнес-процессами с помощью «Битрикс24»

Автор: Кручинецкий С.М., руководитель компании «Питер-Консалт», ksm@piter-consult.ru.

Внедрение Нас часто спрашивают о том, как программное обеспечение (ПО) может помочь управлять бизнес-процессами. Рассмотрим этот вопрос на примере управления бизнес-процессами в «Битрикс24» - популярном управленческом ПО.

Бизнес-процесс в «Битрикс24» может быть представлен, как последовательность операций, в ходе выполнения которых сотрудники обрабатывают входящую информацию, материальные ценности. В результате выполнения операций, управление передаётся другим операциям, а переработанные информация или ТМЦ передаются другим участникам бизнес-процесса.

После запуска бизнес-процесса инициатором, на компьютерах участников бизнес-процесса в ПО «Битрикс24» в соответствии с процедурой бизнес-процесса появляются задачи. Пока задача не выполнена, она закреплена за исполнителем. Нажатием кнопки сотрудник, ответственный за задачу, сообщает о её завершении, отправляет результаты следующему участнику бизнес-процесса и, тем самым, автоматически запускает новые задачи, предусмотренные процедурой бизнес-процесса при его описании в «Битрикс24».

В результате владелец бизнес-процесса в «Битрикс24» имеет возможность в каждый момент времени видеть оперативную картину выполнения бизнес-процесса: кто из участников какой задачей занят, где происходит отставание от нормативных сроков, какие результаты получены в ходе выполнения бизнес-процесса и т.д. Такая информация позволяет владельцу бизнес-процесса принимать оперативные управленческие решения, направленные на выполнение нормативных сроков и стандартов качества выполнения бизнес-процесса.

Кроме того, поддержка бизнес-процессов в «Битрикс24» позволяет накапливать статистику, связанную с выполнением бизнес-процессов, а значит анализировать соблюдение нормативных сроков выполнения операций.

Чтобы описать бизнес-процесс, в «Битрикс24» существует собственный язык описания процедуры бизнес-процесса. Нужно отметить, что он не очень удобный и существенно уступает по гибкости и понятности современным нотациям бизнес-процессов, например, BPMN.

Сами разработчики «Битрикс24» на своих вебинарах рекомендуют сначала прорисовать схему бизнес-процесса в какой-нибудь внешней среде, например, в MS Word, а потом, после согласования с участниками, переносить описание на графический язык описания бизнес-процессов в «Битрикс24». Таким образом, задача описания бизнес-процесса в «Битрикс24» распадается на 2 этапа:

проектирование бизнес-процесса, которое должен выполнять человек с компетенциями бизнес-архитектора и
описание бизнес-процесса на языке «Битрикс24», посильное техническому работнику, знающему этот язык.

Заказчики описаний бизнес-процессов в «Битрикс24» не всегда правильно представляют себе «веса» этих этапов в общей трудоёмкости. Почему-то считается, что основная компетенция - это знание языка «Битрикс24», хотя на самом деле, с переводом готовой схемы бизнес-процесса на язык «Битрикс24» легко справляются студенты. Мы уже писали о преувеличении заказчиками консалтинговых услуг важности чисто технических вопросов.

В целом «Битрикс24» представляет из себя неплохой инструмент для внедрения управления бизнес-процессами, спроектированными во внешней среде. При выборе управленческого ПО нужно только помнить, что это ПО не является учётной системой и не позволяет внедрить такой важнейший инструмент управления, как система показателей.

По следующей ссылке можно посмотреть некоторые примеры разработанных нами описаний бизнес-процессов. На сайте также размещена процедура заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе "Стоимость описания бизнес-процессов" мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, оптимизирующее ваши расходы на выполнение этой работы.